Gestão Inteligente de Documentos

Metodologia, etapas de trabalho e segmentos atendidos

Metodologia

Desenvolvemos uma metodologia de trabalho especializada e única com base nos conceitos de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) e digitalização de documentos físicos. Apresentamos uma gestão estratégica visando uma melhor utilização das informações e documentos via cloud file (arquivo em nuvem).

Etapas

Os projetos personalizados obedecem as seguintes etapas de desenvolvimento:

Levantamento e Diagnóstico (para projetos personalizados)

Realizamos uma avaliação do projeto a ser executado em sua empresa, apresentando soluções em businnes intelligence ícone Glifo

conforme sua necessidade. Com esta efetuada, trataremos e converteremos os documentos, em arquivos eletrônicos que estarão no sistema GED, conforme as características e atribuições definidas previamente.

Elaboração

Através do diagnóstico obtido elaboramos uma estratégia organizacional para construção do modelo de Gestão de Documentos e Digitalização da empresa, sempre voltado para potencialização dos negócios. Neste processo, em sua execução, teremos as seguintes opções:

1. Os documentos podem ser entregues em nossa empresa, para processá-los eletronicamente;

2. Em casos mais específicos, nos deslocaremos até o cliente, com os equipamentos técnicos adequados para processamento eletrônico de documentos e executaremos a prestação de serviço no próprio local.

Implantação

Aqui ocorre (efetivamente) a implantação. O sistema é parametrizado em duas etapas, na Organize, onde usuários e fluxos são criados (1) e no cliente, onde os acesso são disponibilizados (2). Todo o processo é assistido e ajustes finais podem ser realizados, se necessário. A Organize se configura de acordo com as necessidades de sua empresa:

a) Análise: reunião para definir os parâmetros de utilização dos serviços;

b) Configuração: parametrização dos serviços;

c) Validação: nova reunião para a validação da parametrização dos serviços;

d) Instruções: cliente recebe por e-mail as instruções de utilização dos serviços.

Suporte Técnico

Após a entrega do projeto, a Organize dá suporte no uso e manutenção, durante todo o período de contrato.

Porque armazenamento em nuvem (cloud)

Acessar seus documentos de qualquer lugar, a qualquer tempo, apenas com os dados de usuário e senha, permitindo a visualizar, imprimir, compartilhar e salvar, com total segurança.

Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos; espaço em servidores locais, tempo de busca e baixa de documentos.

Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazo.

Segurança

A digitalização é a forma mais segura de garantir a preservação do conhecimento da empresa, seu maior bem e valor agregado, formado pelo acervo documental. A digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos permite, de forma simples, ágil e segura, organizar eletronicamente esse patrimônio, controlando e recuperando as informações para a pessoa certa na hora certa.

O data center utilizado pela Organize e seus parceiros segue diversas medidas de segurança e passa por auditorias periodicamente para garantir a segurança de sua informação. Para mais informações acesse o site glifo .

Metodologia, etapas de trabalho e segmentos atendidos

Segmentos atendidos